Konversi
Arsip Dinamis Menjadi Arsip Statis
Sebagai
Aset Bangsa
Risa Fatima Kartiana
Diploma
III Kearsipan Sekolah Vokasi UGM
Angkatan
2015
1. Pengantar
Salah
satu jenis pekerjaan yang banyak dilaksanakan di pelbagai kantor, baik
kantor-kantor pemerintah maupun swasta ialah menyimpan warkat, arsip, atau
dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal
dengan istilah kearsipan. Kearsipan
berperan penting dalam administrasi karena sebagai pusat ingatan dan sumber
informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan,
perumusan kebijaksanaan, pengambil keputusan, pembuatan laporan, penilaian,
pengendalian dan pertanggungjawaban dengan tepat.
Meskipun
kearsipan mempunyai peran penting terhadap administrasi, ironisnya dewasa ini
masih banyak kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan
penataan dengan baik. Masih banyak
dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga cepat rusak,
dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Beberapa
faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum melakukan penataan arsip
sebagaimana mestinya antara lain adalah kurangnya SDM didalam suatu instansi
tersebut, kurang adanya kesadaran diri para pegawai, banyaknya volume arsip
yang tercipta, dan sistem kearsipan tidak terorganisir dengan baik.
Dalam
rangka menyelematkan arsip dinamis yang berisi informasi penting dan merupakan
bukti pertanggungjawaban yang otentik, baik dari fisik maupun isinya, maka
arsip dinamis tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem
yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali agar dapat dipindahkan
menjadi arsip statis. Di dalam
penyimpanan kearsipan ada beberapa tahap untuk arsip dinamis tersebut apakah
akan menjadi arsip statis.
2. Lingkup
Kepentingan dan Kegunaan di dalam Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang masih
digunakan untuk pencipta ataupun suatu organisasi/instansi yang
mengeluarkan/menciptakan rekaman data/dokumen itu sendiri. Pengertian arsip dinamis sebagaimana tertuang
di dalam Undang-Undang Kearsipan Nomor 43
tahun 2009 sebagai berikut:
Arsip
yang digunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebansaan pada umumnya atau digunkaan secara langsung dalam
penyelenggaraan adiministrasi negara.
Sebelum arsip dinamis menjadi arsip statis, maka arsip
dinamis tersebut dipilih untuk dijadikan arsip dinamis aktif atau arsip dinamis
inaktif. Arsip dinamis aktif dan inaktif
tersebut dilihat dari kegunaan dari arsip itu sendiri.
2.1
Arsip Dinamis Aktif (Current Records)
Arsip dinamis aktif (selanjutnya disebut
arsip aktif) adalah arsip yang frekuensi kegunaannya untuk penyelenggaraan
kerja masih tinggi. Dalam arti, arsip
masih sering digunakan sebagai berkas kerja.
Pada Peraturan Pemerintah Nomor 34
Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, arsip aktif diartikan sebagai:
Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
Arsip aktif
disimpan secara desentral, artinya masing-masing unit unit kerja menyimpan dan mengelola
arsip aktifya. Ini semua dalam rangka
efisiensi, mengingat bahwa arsip aktif masih diperlukan untuk menyelesaikan
urusan pada masing-masing unit kerja.
Dengan demikian untuk penyimpanan arsip inaktif yakni dinamakan central
file dan pusat arsip (records center).
2.2
Arsip Dinamis Inaktif (dormant records)
Pada jangka waktu tertentu arsip aktif
akan mengalami penurunan kegunaan. Arsip
tidak lagi digunakan terus menerus sebagai berkas kerja. Tetapi hanya digunakan sekali waktu saja
sebagai referensi atau alasan non-operasional lainnya. Arsip pada tingkat inilah dikatakan sebagai
arsip inaktif. Arsip inaktif ini pada Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979
disebutkan sebagai:
Arsip
dinamis yang frekuensi kegunaannya untuk penyelenggaraan adiministrasi sudah
menurun.
Atas dasar pertimbangan ekonomis dan efisiensi arsip
inaktif ini tidak lagi disimpan dan dipelihara pada masing-masing unit
kerja. Tetapi disimpan secara terpusat
pada pusat arsip (records center).
Perubahan arsip aktif ke inaktif ini pada
hakekatnya tidak terjadi begitu saja, tetapi melalui proses. Perubahan ini ditentukan oleh kegunaan
masing-masing arsip bagi kepentingan penyelenggaraan pekerjaan. Setiap arsip dalam mencapai taraf inaktif digunakan untuk menyelesaikan suatu
urusan di unit kerja. Arsip aktif yang cukup lama berada pada tahap aktif,
namun sebaliknya ada yang relatif singkat.
Semua ini tergantung penyelesaian urusan atau pekerjaan.
3. Segi
Penglihatan Penyusutan Arsip
Kegiatan penyusutan merupakan upaya untuk
mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Arsip
sementara adalah arsip yang akan dimusnahkan jika kegunaannya bagi manajemen
telah selesai. Jangka waktu
penyimpanannya (retensi) hanya
beberapa hari, beberapa bulan hingga jangka waktu jauh lebih lama, misalnya 10
tahun, 20 tahun bahkan lebih.
Adapun arsip permanen adalah arsip yang
harus dipertahankan kelangsungan hidupnya setelah kegunaannya bagi manajemen
selesai. Presentase arsip permanen pada
umumnya tidak lebih dari 10%. Bahkan di
Amerika Serikat arsip permanen tidak lebih dari 5%.
Arsip dinamis yang tidak mempunyai nilai
guna sebaiknya dimusnahkan agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas
pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip yang masih mempunyai nilai guna. Penyusutan merupakan salah satu sarana penting
untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak
mempunyai nilai guna lagi. Kegiatan
penyusutan arsip menyangkut penilaian yang sifatnya subjektif dan berbeda-beda
pada setiap organisasi (lembaga negara, badan pemerintahan) maka Peraturan
Pemerintah tersebut untuk memberi ketentuan-ketentuan yang dapat menjadi dasar
atau pegangan untuk melaksanakan penyusutan arsip melalui tahap-tahap yang
telah ditentukan. Dengan demikian arsip
akan terjamin usaha untuk mendapatkan objektivitas dalam penilaian dan dapat
menghindarkan kemungkinan musnahnya arsip yang bernilai guna ataupun yang
mengandung nilai informasi tinggi.
Menurut Arsip Nasional RI (Kearsipan 2
1991) penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip dari file aktif
ke file inaktif, atau pemindahan arsip dari unit pengolah ke Pusat Penyimpanan
Arsip. Seperti halnya yang tercantum
pada Undang-Undang Kearsipan Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 49 a, yakni pemindahan arsip inaktif
dari unit pengolah ke unit kearsipan.
3.1 Arsip
Statis
Pada jangka waktu tertentu beberapa arsip
inaktif tidak lagi diperlukan lagi kehadirannya. Pada saat arsip inaktif menurun nilai gunanya
ada dua kemungkinan yang dihadapi arsip yang bersangkutan, dimusnahkan atau
disimpan selama lamanya sebagai arsip permanen.
Penetapan musnah atau simpan permanen ini dilakukan melalui penilaian
(records appraisal). Jenis arsip macam
inilah yang disimpan secara permanen, karena diperlukan untuk berbagai
kepentingan.
Arsip statis sifatnya terbuka dalam arti
dapat dibuka dan disediakan untuk masyarakat yang memerlukannya. Hal ini berbeda dengan arsip dinamis
(records) yang sifatnya tertutup. Pihak
lain yang tidak berkepentingan tidak diperkenankan untuk mengetahui isi
informasi dari arsip tersebut, namun meskipun arsip statis sifatnya terbuka,
masih ada beberapa pembatasan terhadap arsip-arsip tertentu.
4. Simpulan
Sebagai simpulan tulisan ini dapat
dikemukakan bahwa didalam suatu instansi yang menerapkan penyimpanan kearsipan
agar terorganisir dengan baik, maka harus bijak dalam menentukan sistem
pengelolaan arsip yang sesuai dengan volume atau sumber daya manusia yang
ada. Pada proses penyusutan arsip dilakukan
beberapa tahap untuk arsip dinamis dinamakan menjadi arsip statis. Tidak semua arsip dinamis akan menjadi arsip
statis, karena setiap dokumen atau arsip mempunyai nilai kegunaan yang
berbeda-beda. Arsip dinamis yang mempunyai nilai kegunaan yang sangat tinggi
untuk masyarakat umum dan dapat dijadikan suatu aset bangsa tetapi sudah tidak
berguna bagi pencipta sebaiknya arsip tersebut disusutkan dan dijadikan arsip
statis (archives).
Dalam upaya mewujudkan penyelenggaraan
tatanan arsip dinamis dikonversikan menjadi arsip statis, oleh karena itu
setiap lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, perusahaan, dan perseorangan harus
menunjukkan tanggung jawabnya dalam penyelenggaraan, penciptaan, pengelolaan,
dan pelaporan arsip yang tercipta dari kegiatan-kegiatannya agar dapat
dinikmati untuk kemajuan masa depan bangsa serta masyarakat pendatang akan
mengetahui bagaimana kondisi dahulu sebelum masyarakat pendatang muncul.
DAFTAR PUSTAKA
Endang, Sri, dkk. 2009.
Modul Mengelola dan Menjaga Sistem
Kearsipan. Jakarta: Penerbit
Erlangga
Martono, Boedi. 1997.
Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital
dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta:
Pustaka Sinar Harapan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, http:/www.pu.go.id/satminkal/itjen/peraturan/UU%2043%20Tahun%202009%20tentang%20Kearsipan.rtf%20%5Bcompatibility%20Model%5D.pdf,
diakses 15/09/2015
Wursanto. 1991. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius
