Review Kajian Pengguna

Review Artikel: Hubungan Intensi Pro-Sosial Pustakawan dengan Kepuasan Pengguna pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (Baperasda)

Provinsi Sumatera Utara

Artikel: Zaslina Zainuddin dan Rahmat Hidyaat

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (Baperasda) merupakan lembaga pemerintahan daerah yang bertugas untuk membantu Gubernur dalam pengembangan, pembinaan, pendayagunaan, pelayanan, penyelenggaraan, dan pengolahan perpustakaan dan kearsipan daerah. Tupoksi dari Baperasda, antara lain:

1.    Pembinaan, pengembangan, dan pendayaguanan semua jenis perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera

2.    Perumusan kebijakan teknis dalam pembinaan perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera Utara

3.    Pelaksanaan pelayanan perpustakaan dan arsip

4.    Pelaksanaan penyusunan bibliografi daerah, katalog induk daerah, bahan rujukan berupa indeks, bibliografi, subyek, abstrak, dan literature sekunder lainnya.

5.    Pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpaan, pelestarian dan penyajian bahan pustaka karya cetak dan karya rekam.

6.    Pelaksanaan kerjasama dalam penyelengaraan Pendidikan dan pelatihan, serta pembinaan sumber daya manusia di bidang perpustakaan dan arsip dengan instansi terkait

7.    Pelaksanaan kerjasama di bidang perpustakaan , dokumentasi, informasi serta kearsipan dengan lembaga atau instansi lain

8.    Pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan (perda prov.SUMUT Nomor 10 Tahun 2002)

Dari tupoksi diatas adalah bagaimana suatu lembaga/ instansi pemerintahan tersebut dapat memberikan kemanfaatan bagi pengguna baik di perpustakan ataupun bagian arsip. Diharapkan dengan adanya Baperasda, masyarakat dapat menerima banyak informasi dan mendapatkan apa yang sedang dibutuhkan untuk menunjang kegiatan aktivitas pekerjaan/ penelitian.

Pengguna memiliki beraneka ragam karakter dalam mencari referensi di Baperasda. Pada jurnal kali ini, terdapat kajian teoritis untuk menyoroti sikap pengguna ialah dengan intensi (intention) yang berasal dari kato to intent dan diartikan sebagai usaha yang disadari untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah didefinisikan secara jelas (Drever, dalam Sjafrudin, 1995:8).  Menurut Fishbein dan Ajzen (1975:292) intensi adalah niat yang ada pada diri individu untuk melakukan perilaku. Dari definisi intensi diatas dapat dipahami bahwa pengetahuan terhadap objek tertentu akan mempengaruhi sikap seseorang terhadap objek tertentu. Dapat dijelaskan bahwa selain sikap dan perilaku, intensi juga berhubungan dengan keyakinan seseorang terhadap objek perbuatannya. Keayakinan ini juga berhubungan dengan sikap, dan pada akhirnya juga berhubungan dengan perilaku. Keyakinan menjadi dasar sikap seseorang terhadap suatu perilaku.

Kepuasan pelanggan

Seorang user berhak mendapatkan kepuasan terhadap pelayanan yang diberikan suatu lembaga/instansi yang dikunjungi. Menurut Yamin menyatakan bahwa kepuasan pelanggan adalah evaluasi purna beli atau hasil evaluasi setelah membandingkan apa yang dirasakan dengan harapannya. Faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan pelanggan:

1.    Sistem layanan

2.    Biaya

3.    Kemudahan memperoleh informasi

4.    Kecepatan memperoleh informasi

5.    Pelayanan pemberian informasi

Sedangkan menurut Samosir (2005:30) terdapat beberapa faktor yang dianggap dominan mempengaruhi kepuasan pengguna yaitu:

1.      Penggunaan secara berulang-ulang

2.      Menginformasikan kepada pengguna lain untuk menggunakan jasa

3.      Informasi yang dibutuhkan telah terpenuhi.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan pengguna perpustakaan ialah adanya hubungan timbal balik (reciprocal) antara kebutuhan dengan harapan pengguna sehingga dengan terpenuhinya kebutuhan dan harapan inilah terjadi keinginan pengguna untuk berkunjung ke perpustakaan secara berulang-ulang dan bersedia menginformasikan kepada pengguna lainnya. Dapat disimpulkan dari pendapat kedua para ahli tersebut ialah bagaimana seorang petugas dapat memberikan dengan cepat dan tanggap terhadap kebutuhan user dan kejelasan system pelayanan yang diberikan kepada user.

Analisis Pengukuran Indikator Pustakawan terhadap User  

a.         Daya Tarik fisik

Daya tarik fisik disorot dari sudut pandang penampilan personal seorang pustakawan. Penampilan pustakawan dapat memperlihatkan citra dari Baperasda. Pentingnya akan grooming pustakawan dapat mempengaruhi pelanggan.

Data menunjukkan bahwa dari 156 responden (44,3%) menyatakan bahwa sangat setuju pustakawan berpenampilan rapi dalam menjalankan tugasnya, (54,8%) menyatakan setuju, (0,6%) menyatakan tidak setuju, dan  (0,3%) yang menyatakan sangat tidak setuju.

b.        Kemampuan

Kemampuan dalam konteks suatu keterampilan yang dimiliki dan dibutuhkan dari pustakawan agar dalam memberikan dan menyajikan informasi kepada pengguna dapat dilaksanakan dengan optimal.

Data menunjukkan bahwa 104 (29,5%) responden menyatakan bahwa sangat setuju pustakawan memliki kemampuan dalam menjalankan tugasnya, (61,9%) menyatakan setuju, (8%) responden menyatakan tidak setuju, dan (0,6%) yang menyatakan sangat tidak setuju

c.         Pengetahuan

Pengetahuan dalam upaya untuk melakukan kinerja perpustakaan secara optimal dalam memberikan pelayanan yang benar pada saat pertama. Dalam hal ini pengetahuan pustakawan tentang lokasi koleksi dalam ruang koleksi perpustakaan yang akan mereka berikan kepada pengguna dapat ditawarkan pada kondisi dan situasi yang sesuai, seperti melakukan pendekatan kepada para pengguna yang menggunakan jasa perpustakaan.

Data menunjukkan bahwa 83 responden (23,6%) menyatakan bahwa sangat setuju akan pengetahuan pustakawan dalam melaksanakan tugasnya, (63,4%) menyatakan setuju, (12,5%) menyatakan tidak setuju, dan (0,5%) yang menyatakan sangat tidak setuju.

d.        Perasaan hati/mood

Dalam hal ini pustakawan harus dapat menyelaraskan tugas dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Oleh karena itu indikator perasaan hati/mood digunakan dalam mengukur kepuasan pengguna. Kendali emosi pustakawan penting sekali untuk diperhatikan agar dapat menjaga keseimbangan tanggung jawab dalam bekerja.

Data menunjukkan bahwa 124 responden, (35,2%) menyatakan bahwa pustakawan sangat membantu pengguna perpustakaan dalam mencari informasi, (52,3%) menyatakan membantu, (11,9%) menyatakan tidak membantu, dan (0,6%) yang menyatakan sangat tidak membantu pengguna dalam mencari informasi.

Nilai-nilai pribadi dan norma

a.         Tanggung Jawab

Tanggung jawab ini adalah sikap tanggap kesediaan pustakawan sebagai penyedia jasa untuk membantu pengguna serta memberikan pelayanan yang tepat sesuai kebutuhan pengguna Baperasda.

Data menunjukkan bahwa 79 responden, (22,4%) menyatakan bahwa pustakawan sangat memenuhi tanggung jawabnya dalam menjalankan pelayanan yang dijanjikan, (55,1%) menyatakan memenuhi, (21,9%) menyatakan tidak memenuhi, dan (0,6%) yang menyatakan sangat tidak memenuhi tanggung jawabnya dalam menjalankan pelayanan yang dijanjikan.

b.        Kedekatan

Kedekatan meliputi kemudahan dalam melakukan pendekatan pada setiap kontak yang terjadi antara pustakawan dengan pengguna Baperasda. Suatu hubungan yang sering dilakukan pihak pustakawan dengan pengguna dalam memberikan informasi yang mereka tawarkan, dengan harapan pengguna dapat mengetahuinya dengan jelas dan akurat.

Dari 352 responden, (24,7%) menyatakan sangat setuju kedekatan pustakawan ketika berhubungan dengan pengguna, (63,6%) menyatakan setuju, responden (11,4%) menyatakan tidak setuju, dan (0,3%) yang menyatakan sangat tidak setuju pustakawan memiliki kedekatan dengan pengguna.

c.         Keadilan

Pentingnya suatu kemampuan pustakawan untuk dapat membaca jalan pikiran pengguna dalam mengharapkan informasi yang dibutuhkan, sehingga pengguna merasakan suatu perhatian yang serius dari pustakawan akan harapan yang mereka butuhkan. Dimensi ini menekankan pada sikap dari pustakawan yang penuh perhatian, cepat, dan tepat dalam menghadapi permintaan, pertanyaan, keluhan dan masalah pengguna Baperasda.

Data menunjukan bahwa 45 responden, (12,8%) menyatakan sangat setuju dengan pustakawan bersikap adil dalma memberikan pelayanan kepada pengguna, (54,6%) menyatakan setuju, (28,1%) menyatakan tidak setuju, dan (4,5%) yang menyatakan sangat tidak setuju. Hal ini dikarenakan oleh kesibukan pustakawan tidak mengurangi layanan yang cepat dan segera dianggap sudah sesuai dengan keinginan pengguna.

d.        Kebenaran

Untuk membangkitkan rasa percaya dan keyakinan diri penguna bahwa pustakawan mampu memenuhi kebutuhan penggunanya. Dari 352 responden, (16,2%) menyatakan sangat setuju pustakawan memiliki nilai kebenaran dalam memberikan pelayanan kepada pengguna, (43,8%) menyatakan setuju, (36,6%) menyatakan tidak setuju, dan (3,4%) yang menyatakan sangat tidak setuju. Hal ini dikarenakan pustakawan tidak pernah membuat kesalahan terhadap pelayanannya pengguna.

Dapat disimpulkan bahwa sebagian besar responden menyatakan setuju terhadap pustakawan yang tidak pernah membuat kesalahan kepada pengguna menjalankan tugasnya di Baperasda.

Kesimpulan

Dapat disimpulkan bahwa dalam menilai hubungan intensi pro-sosial pustakawan dengan kepuasan pelanggan dapat dilihat dari berbagai faktor. Sikap dari pustakawan terhadap pengguna sangat menentukan dalam kepuasan pelanggan. Pentingnya adanya kepuasan pelanggan adalah untuk mengevaluasi pelayanan Baperasda agar dapat ditingkatkan di setiap pergerakan kegiatannya.

Etika dan perilaku seorang pustakawan dapat mempengaruhi sikap dan pikiran pengguna, bahwasannya sikap yang ditampilkan pustakawan melalui pelayanan terhadap pengguna dapat menggambarkan citra dari suatu Baperasda itu sendiri. Pentingnya untuk menjalin hubungan baik antara pustakawan dengan pengguna untuk menciptakan hubungan timbal balik komunikasi agar suatu informasi/message dapat tersampaikan dengan baik.

Review Layanan Arsip

Provenance, Journal of the Society of Georgia Archivist

Review: Whats Next for Digital Outreach and Archives; a Swedish Prespectives

Lisa Huntsha

Augustana College

Didalam jurnal yang berjudul “Whats Next for Digital Outreach and Archives” berisikan tentang pengembangan suatu proyek terkait koleksi online dengan prespektif pengalaman orang Swedia-Amerika. Dalam proyek tersebut telah dilakukan system alih media dengan digitalisasi namun tetap mempertahankan system deskripsi manual. Dalam melakukan pencatatan database tidak memiliki perubahan atas konsep yang sama yaitu dengan menampilkan “Reference Request”.

Sistem yang digunakan dalam proses pencarian menggunakan system Google analytics. Google analytics ini merupakan alat basis data yang berguna untuk memantau data pengguna. Kelemahan dari system tersebut adalah tidak dapat berinteraksi langsung dengan “records digital” yang menimbulkan pencarian tidak dapat menampilkan keywords yang menunjukan pada suatu koleksi tertentu.

Latar Belakang

Pada tahun 2006, Richard Pearce Moses memberikan sambutan pidato kepresidenan Society of American Archivists tentang  arsip di era digital. Alasan dengan membawakan topik tersebut bahwasannya sebagai arsiparis harus memiliki prinsip “one eye to the past” dan “an eye to the future”. Prinsip tersebut memiliki arti bahwa seorang arsiparis harus berkomitmen untuk memikirkan apa yang akan terjadi selanjutnya di persimpangan arsip dunia digital dan dapat bereaksi terhadap revolusi digital.

Kate Theimer seorang Archives Next berpendapat bahwa arsip dikatakan sebagai konsep. Konsep tersebut mencerminkan sifat arsip yang terbuka, fleksibelitas, dan terpusat yang tidak lain bahwa seorang arsiparis harus lebih terlibat dalam membantu pengguna dalam menafsirkan koleksi bukan hanya sekedar mencarikan bahan namun harus menyadari cara baru yang ditemukan dan digunakan oleh pengguna baru. Solusi yang dapat dimanfaatkan mengenai hal tersebut adalah meyediakan forum online yang berfungsi untuk berinteraksi dalam penggunaan Web 2.0 tersebut.

Dalam makalah John Overholt tentang masa depan koleksi khusus, distribusi yang dilakukan melalui digitalisasi dapat mengubah lanskap untuk kepustakawanan koleksi khusus dan pustakawan.

Saat ini arsip harus berfokus pada penyediaan akses terbuka terhadap materi untuk memenuhi misi organisasi. Banyaknya arsip yang bersifat membatasi akses terhadap koleksi dengan tidak mendigitalkan atau menyebarkan materi digital secara gratis. Adanya keterbatasan tersebut dapat mempengaruhi misi organisasi yang telah dibuat.

Visi Robert Danton disadari oleh peluncuran Digital Public Library of America (DPLA) tahun 2013 yang bertindak sebagai agregator konten digital dari perpustakaan, arsip, dan museum dengan mengingatkan kembali pada visi bahwa “knowledge is the common property of mankind”. Visi tersebut telah mendapatkan konten digital dari berbagai institusi di seluruh negara dan membuat tersedia koleksi secara gratis di satu akses terbuka. DPLA bergerak menuju akses dan interprestasi yang lebih besar dengan merangkul alat teknologi dan wawasan berbasis Web 2.0.

Europeana adalah sumber kolektif untuk menyediakan akses ke sumber budaya digital Eropa melalui portal web dan juga memanfaatkan pameran, peta, dan alat lainnya untuk dijelajahi. Guna adanya europeana ini adalah untuk menciptakan cara baru bagi orang untuk terlibat dengan sejarah budaya. DPLA dan Europeana telah berhasil dalam mengkombinasikan melalui pendekatan records dalam suatu pencarian. Kehadiran records di dalam web 2.0 dapat memasukan keywords dalam kotak pencarian untuk mencari alat bantu atau database rekaman digital.

Proyek Swedia

Proyek besar di Swedia untuk perpustakaan yang melibatkan digitalisasi koleksi surat kabar yang disebut Digidaily merupakan poyek digital yang cukup tradisional, perpustakan mengidentifikasi koleksi untuk digitalisasi dan menciptakan semua aspek proyek, namun kendala yang dihadapi adalah adanya keterbatasan akses menuju proyek digital. Proyek seperti ini dapat menghilangkan keutamaan dalam digitalisasi-peningkatan akses melalui web.

Pengetahuan lain yang terdapat di banyak negara, antara lain Norwegia, Prancis, dan Belanda telah mendigitalkan warisan budaya dan membuat sumber daya tersedia secara luas di internet tanpa ada keterbatasan akses internal. Tidak adanya batasan akses tersebut karena adanya dukungan pemerintah yang besar terhadap pendigitalan koleksi. Proyek yang dilakukan pada negara tersebut yaitu pemerintah ini menjalankan kesepakatan dengan penerbit dan pemegang hak cipta untuk memastikan bahwa sebanyak mungkin konten dapat disediakan secara digital. 

Proyek Swedia yang telah dijelaskan diawal adalah mewujudkan gagasan tentang revolusi arsip. Alih-alih dalam pendekatan tersebut akan mendigitalkan bahan koleksi, pustakawan atau arsiparis mendapatkan saran dari pengguna bahan apa saja yang ingin dilihatnya secara digital. Dalam hal tersebut perpustakaan yang terlibat dalam E-book On Demand (EOD) telah membalikan pertanyaan dari “what do we have that people want to see?” menjadi “what do people like to see, and how can we make that more accessible to them?”.

Kesimpulan

Pentingnya untuk menerima revolusi arsip secara online untuk memajukan perkembangan dalam beradatapsi terhadap negara lain yang telah berkembang. Akses dan keamanan sangat penting untuk diprioritaskan. Pengguna sangat terbantu jika dalam mengakses sesuatu yang dibutuhkan tidak melalui birokrasi yang panjang karena adanya akses online pengguna. Keamanan sangat penting bagi instansi yang memiliki produk-produk vital yang telah disediakan untuk para pengguna.

Dukungan pemerintah dalam memajukan perkembangan alih media digitalisasi sangat penting, karena dengan adanya dukungan tersebut dapat mempermudah pengelola arsip dan koleksi untuk memberikan referensi informasi terhadap pengguna secara digital terbuka.

Pandangan Nilson tentang arsip masa depan memiliki kemiripan dengan karya John Overholt bahwa arsip perlu bergerak kearah distribusi yang lebih besar dan akses melalui digital terbuka. Sebagai pengelola arsip dan pengelola koleksi perlu menyediakan ruang bagi pengguna untuk berinteraksi dengan materi yang telah dibuat. Diperlukannya metode bagi pengguna untuk berinteraksi, memanipulasi, dan memahami tanpa hanya mencari “keywords”.

Program Pemindahan Arsip Aktif Dan Penyusutan Arsip Inaktif

A.      Pendahuluan

Suatu instansi/ organisasi pasti memiliki suatu kegiatan didalamnya, baik kegiatan intern maupun ekstern.  Kegiatan tersebut memiliki suatu rekaman arsip yang masing-masing memiliki nilai guna tersendiri.   Arsip-arsip tersebut dapat dipastikan akan bertambah seiring berjalannya waktu didalam instansi tersebut.

Tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi, sebagian besar pada suatu saat tertentu habis kegunaanya.  Tidak semua arsip harus disimpan terus-menerus melainkan ada sebagian yang harus disingkirkan atau bahkan dimusnahkan.  Didalam administrasi kearsipan dikenal dengan adanya arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.  Pada Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip, arsip aktif diartikan sebagai:

“Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.”

Pada literatur berbahasa inggris diistilahkan dengan current records atau active records, yang berarti:

“A record which is required consstanly for current use and must be maintained in office space and equipment.”

Dari kedua pengertian diatas dapat diartikan sebagai arsip yang secara terus menerus digunakan untuk keperluan pekerjaan didalam suatu organisasi/ instansi.

Pada jangka waktu tertentu arsip aktif akan mengalami penurunan kegunaan, arsip sudah tidak digunakan secara terus menerus akan tetapi hanya digunakan sebagai referensi atau alsan non-operasional lainnya.  Pada Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 dijelaskan bahwa:

“Arsip dinais yang frekuensi kegunaanya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.” 

Sedangkan di dalam bahasa inggris disebut sebagai inactive records atau dormant records (dari bahasa perancis, dormir yang artinya tidur) bahwa:

“Those records of a departement or agency that are not required constanly for current use in the department or agency and need not be maintained in office space and equipment.”

Arsip inaktif tidak lagi disimpan dan dipelihara pada masing-masing unit kerja, akan tetapi disimpan secara terpusat pada Pusat Arsip (Record Center) guna mempertimbangkan sisi ekonomis dan efisiensi sistem penyimpanan kearsipan.

Perubahan arsip aktif ke inaktif ini pada hakekatnya melalui sebuah proses, proses tersebut ditentukan oleh kegunaan masing-masing arsip bagi kepentingan penyelenggaraan suatu pekerjaan.

B.       Program Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip aktif kepada arsip inaktif karena sudah jarang digunakan dalam proses kegiatan sehari-hari di kantor/ instansi/ organisasi.  Menurut (Suparjati,2000) definisi Pemindahan arsip berarti kegiatan memindahkan arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu ke tempat lain (gedung arsip) sehingga filling cabinet (lemari, rak) yang dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk penyimpanan arsip yang baru tercipta.

Keuntungan dengan adanya proses pemindahan tersebut antara lain:

1.      Hemat dalam memanfaatkan ruangan kantor

2.      Pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan lebih efektif dan efisiensi

3.      Memudahkan petugas bekerja dalam menangani arsip

4.      Mengurangi tmpukan volume arsip di unit kerja

5.      Menjamin kelancaran proses penyusutan arsip

6.      Mengurangi biaya ruang impor

Untuk proses pemindahan yang mengakibatkan perubahan pihak pengelola, sebaiknya dalam proses pemindahan tersebut dilengkapi dengan dokumen (Berita Acara Pemindahan) yang diperlukan, hal ini guna untuk menghindari saling melempar tanggungjawab apabila terjadi hal yang tidak diingkinkan. Berita Acara Pemindahan yaitu surat keterangan terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip.  Surat tersebut dilengkapi dengan Daftar Jenis Arsip dan ditandatangani oleh kedua belah pihak yaitu pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima.

C.      Program Penyusutan Arsip

Salah satu proses kegiatan administrasi kearsipan yaitu penyusutan.  Penyusutan dapat berupa pemindahan arsip dari tempat arsip aktif ke tempat arsip iniaktif yang telah dijelaskan sebelumnya.  Kegiatan ini merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta.  Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta.  Arsip tercipta seirama dengan adanya kegiatan dalam rangka pelaksanaan fungsi organisasi.  Banyakanya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi maka arsip yang diciptakan semakin banyak pula.  Problema yang dihadapi saat ini bukan saja menyangkut ruang penyimpanan, tetapi juga menimbulkan prmborosan berbagai bidang, khususnya untuk pembiayaan penggunaan peralatan penyediaan tenaga, serta untuk pemeliharaan dan perawatannya.  Problema lainnya ialah kesulitan dalam mencari kembali arsip dikarenakan terjadi percampuran antara arsip yang masih diperlukan dan yang sudah tidak digunakan lagi.

Tujuan penyusutan arsip yaitu:

1.    Mendapatkan penghematan dan efisiensi

2.    Pendayagunaan arsip aktif dan inaktif

3.    Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi

4.    Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi

Dari segi tujuan penyusutan dapat dilihat bahwa penyusutan ini penting untuk dilakukan guna tercipta organisasi/ instansi yang jelas dalam segi penyimpanan administrasi dan efisiensi tempat.

Program penyusutan arsip berlandaskan pada suatu pemikiran bahwa sebagian besar arsip yang tercipta tidak perlu disimpan.  Arsip ditinjau dari segi kegunaannya dapat digolongkan menjadi 2 jenis arsip yaitu arsip sementara dan arsip permanen.  Arsip sementara merupakan arsip yang akan dimusnahkan jika kegunaannya bagi manajemen telah selesai sedangkan, arsip permanen merupakan arsip yang harus dipertahankan kelangsungan hidupnya setelah kegunaannya bagi manjemen selesai. 

Perkiraan presentase arsip permanen sebagai berikut:

1.         20 – 25 persen aktif di unit kerja.

2.         30 – 35 persen inaktif disimpan di pusat arsip.

3.         35 persen dimusnahkan.

4.         Kurang dari 10 persen disimpan secara permanen sebagai arsip statis.

Dasar hukum yang dapat digunakan dalam hal kegiatan penyusutan arsip adalah:

1.         Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979, tentang Penyusutan Arsip

2.         Undang-undang Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam

3.         Peraturan Pemerintah Nomor 70 tahun 1991, tentang Pelaksanaan UU Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam

4.         Peraturan Pemerintah Nomor 87 tahun 1997 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan

5.         Peraturan Pemerintah Nomor 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Microfilm atau Media lainnya dan Legalisasi.

Hal itu menunjukan bahwa kegiatan penyusutan arsip dalam pengelolaan arsip secara hukum memiliki dasar hukum yang kuat sehingga, setiap pengelola arsip baik Badan Pemerintah maupun Badan Swasta harus mengikuti aturan-aturan yang berlaku khususnya dalam hal penyusutan arsip.

Salah satu langkah yang harus ditempuh dalam melakukan penyusutan arsip yaitu menentukan penggolonggan arsip, Menurut John Cameron Aspley ada 4 macam golongan antara lain:

1.         Vital Records (Arsip Vital)

2.         Important Records (Arsip Penting)

3.         Useful Records (Arsip Berguna)

4.         Nomessontial Records (Arsip tidak penting)

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara:

1.         Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga negara atau Badan Pemerintah masing-masing.

2.         Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku

3.         Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional

D.      Kesimpulan

Dengan melihat batasan tentang penyusutan arsip diatas, dapat diketahui bahwa penyusutan arsip merupakan kegiatan yang paling penting dalam proses pengelolaan arsip dalam suatu lembaga/ instansi/ organisasi.  Pada dasarnya dengan melakukan penyusutan, maka pengelolaan arsip dapat memungkinkan pengelolaaan arsip yang dilakukan dapat lebih efektif. 

Dapat disimpulkan bahwa program pemindahan arsip aktif dan penyusutan arsip inaktif ini memiliki keterkaitan jangka waktu dalam menentukan umur suatu arsip, maka dari itu diperlukan dengan teliti dalam menentukan umur arsip tersebut dalam proses penilaian arsip mulai dari arsip tersebut tercipta.

E.       Sumber

           Abubakar, Adi . 1982 . Pola Kearsipan Modern Sistim Kartu Kendali . Jakarta Pusat: 

                    PT Cahaya  Aksara Agung

Amsyah, Zulkifli . 2001 . Manajemen Kearsipan . Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama

Martono, Boedi . 1990 . Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip . Jakarta: Pustaka Sinar Harapan

Martono, Boedi . 1997 . Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan . Jakarta: Pustaka Sinar Harapan

Sugiarto, Agus ; Wahyono, Teguh . 2015 . Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional ke Basis Komputer . Yogyakarta: Gava Media

Widjaja AW . 1986 . Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar . Jakarta: CV Rajawali

Wursanto, Ig . 1991 . Kearsipan 2 . Yogyakarta: Kanisius

Ulasan tentang Oxford University Archives

Oxford University Archives

University of Oxford Archives mengandung konsentrasi terbesar dari repositori arsip bagian Selatan-Timur.  Dokumen-dokumen  tersebut termasuk surat dari pemerintah daerah dan administrasi, arsip-arsip Universitas Perguruan Tinggi, persuratan bisnis, dan korespondensi pribadi.  Museum dan galeri tersebut semuanya telah memiliki surat-surat tentang koleksi dan kolektor mereka.  Didalam kolesi tersebut terdapat peta dan rencana, catatan arkeologi, surat-surat dari lembaga keagamaan dan politisi, catatan amal dan kesehatan, dan surat-surat dari sekolah, bahkan sangat sedikit sekali jika tidak menemukan arsip di sekitar Oxford.

University of Oxford Archives telah memiliki catatan sejak memperoleh identitas perusahaan  pada awal abad ke-13.  Dilihat dari siklus protorical, University of Oxford Archives, arsip Bodleian Libraries the Universitas pertama kali disimpan di St. Fredesid sebelum dipindahkan ke Kongregasi Gereja St. Mary pada abad  ke-14.   Penyimpanan pada waktu itu disimpan dalam peti bersama dengan barang berharga lainnya.  Pada tahun 1544 kongregasi rumah tersebut dirampok, dan arsip yang masih tersisa berserakan tidak beraturan.  Pada awal abad ke-17 ketika barang kuno milik Brian Twyne ditempatkan dalam  tempat penyimpanan tersebut namun keadaan tetap saja masih kacau .  Sebagian besar penelitian di Lembaga Kearsipan diperlukan untuk kompilasi dari Universitas Statuta baru atau (Laudian Code) yang disetujui pada tahun 1636, dan juga menyiapkan petisi Universitas Charles I untuk Great Charter pada tahun bersamaan.  Pada tahun 1634 Brian Twyne diangkat menjadi arsiparis pertama kali di University of Oxford Archives.

Brian Twyne dan Gerard Langbaine pindah dari Kongregasi rumah  di lantai kedua terakhir dari Menara Lima Pesanan di Old Sekolah Quadrangle, menekan  kayu, tiga diantaranya masih digunakan saat ini, dibangun untuk rumah  mereka.  Menara ini dibangun antara 1613 dan 1620 dan dapat dimaksudkan dari awal untuk menyimpan arsip, tetapi tidak ada bukti langsung untuk saat ini.  Akomodasi yang cukup untuk kebutuhan arsip statis hingga 1854 ketika lantai atas menara juga ditugaskan untuk arsiparis.  Ruangan ini telah digunakan untuk berbagai tujuan termasuk penyimpanan bubuk dan tembakan selama Perang Sipil dan pnegamtan astronomi oleh Savilian Professor Astronomi, dan sekarang menjadi Kantor Arsip.  Pada awal 1970 ruang penyimpanan arisp dialokasikan untuk mengakomodasi dengan jumlah yang besar dengan dokumentasi modem yang diproduksi oleh University dan bersatatus berkembang.  Pada tahun 2015 ruang tersebut dikosongkan dan catatan pindah ke Weston Perpustakaan dan dibukan baru-baru ini dengan fasilitas Bodleian Storage di Swindon.  Mayoritas arsip sekarang disimpan di Perpustakaan Weston.

Gambaran lingkup administrasi

Arsip hanya catatan adminisrasi dari Universitas itu sendiri, dari tahun 1214 hingga saat in dan termasuk charter, undang-undang dan perbuatan judul, catatan pengadilan Kanselir, catatan Universitas legislatif dan eksekutif (Kongregasi, Convotation dan Dewan mingguan), catatan administrasi keuangan dan tengah, catatan anggota masa lalu dari University, catatan delegasi Universitas dan komite, dan departemen fakults.  Pada abd ke 19 dan 20 mayoritas kepemilikan hanya dalam format kertas, dan sangat sedikit audio atau materi audio visual dan beberapa foto.

Sumber:

http://www.bodleian.ox.ac.uk/oua/history, diakses pada 7 Februari 2017 pukul 10.00 WIB

http://www.oxfordarchives.org.uk/, diakeses pada 5 Februari 2017 pukul 21.00 WIB

http://www.bodleian.ox.ac.uk/oua/access, diakeses pada 5 Februari 2017 pukul 21.00 WIB